Du arbeitest bereits mit Klient:innen außerhalb der Plattform? Du kannst sie zu It's Complicated holen und alle unsere Tools für deine Praxis mit ihnen nutzen: Terminplanung, Videositzungen, Rechnungsstellung, Notizen, Aufnahmebögen und sichere Dokumentenablage.
So funktioniert's
Bei It's Complicated kannst du auf zwei Arten mit Klient:innen arbeiten: als externe Klient:innen (kein Konto nötig) oder als registrierte Klient:innen (mit vollständigem Konto auf der Plattform). Beide geben dir Zugang zu denselben Tools – der Unterschied liegt darin, wie viel deine Klient:innen selbst tun können.
- Externe Klient:innen: Du verwaltest alles von deiner Seite aus. Deine Klient:innen erhalten Terminbestätigungen, Rechnungen und Aufnahmebögen per E-Mail, müssen sich aber nicht anmelden oder ein Konto erstellen.
- Registrierte Klient:innen: Deine Klient:innen erstellen ein Konto auf It's Complicated. Sie können dir über die Plattform Nachrichten schicken, ihre eigenen Buchungen verwalten, Rechnungen einsehen und direkt über ihr Dashboard an Videositzungen teilnehmen.
Du kannst mit externen Klient:innen starten und sie später zur Registrierung einladen – du musst nicht alles auf einmal machen.
Option 1: Externe Klient:innen hinzufügen
Das ist der schnellste Weg, um die Tools von It's Complicated mit Klient:innen zu nutzen, die noch nicht auf der Plattform sind.
Schritt 1: Gehe zu deinem Client Center und klicke auf Klient:in hinzufügen. Gib den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein – so wird ein externes Klient:innenprofil erstellt.
Schritt 2: Sobald das Profil erstellt ist, kannst du sofort alle unsere Tools nutzen:
- Termine planen: Erstelle Buchungen und deine Klient:innen erhalten eine Bestätigungs-E-Mail. Siehe Erste Schritte mit der Terminbuchung.
- Rechnungen senden: Stelle Rechnungen direkt über die Plattform – mit Vorab-Zahlung oder Abrechnung nach der Sitzung. Siehe Erste Schritte mit dem It's Complicated Rechnungsstellungssystem.
- Aufnahmebögen senden: Erfasse vor der ersten Sitzung wichtige Informationen. Deine Klient:innen füllen den Bogen über einen Link aus, den sie per E-Mail erhalten. Siehe Erste Schritte mit Aufnahmebögen.
- Sitzungsnotizen machen: Führe verschlüsselte klinische Notizen, die mit dem jeweiligen Klient:innenprofil verknüpft sind. Siehe Erste Schritte mit Klient:innennotizen.
- Dokumente sicher speichern: Lade Dokumente von Klient:innen hoch und verwalte sie an einem Ort. Siehe Praxis-Tresor.
- Videositzungen abhalten: Führe DSGVO-konforme Videocalls direkt über die Plattform. Siehe Erste Schritte mit dem Videoanruf-Tool bei It’s Complicated.
Deine Klient:innen erhalten alles Nötige per E-Mail: Terminbestätigungen, Rechnungslinks und Links zu Aufnahmebögen. Ein Konto oder ein Download ist dafür nicht nötig.
💡 Tipp: Du kannst externe Klient:innen auch direkt beim Erstellen eines Termins hinzufügen. Tippe einfach einen Namen ein, der noch nicht in deiner Klient:innenliste steht – schon wirst du gefragt, ob du die Person direkt hinzufügen möchtest.
Option 2: Klient:innen zur Registrierung einladen
Wenn du möchtest, dass deine Klient:innen ein eigenes Konto auf It's Complicated haben – damit sie dir schreiben, Buchungen verwalten und alles über ihr eigenes Dashboard nutzen können – kannst du sie zur Registrierung einladen.
Bestehende externe Klient:innen einladen
Hast du jemanden bereits als externe:n Klient:in hinzugefügt? Dann kannst du direkt aus dem Klient:innenprofil eine Einladung zur Registrierung schicken. Die Person erhält eine E-Mail mit der Einladung, ein Konto zu erstellen. Sobald sie das tut, wird der bisherige Verlauf (Termine, Rechnungen, Notizen) automatisch übernommen.
Deinen Profil-Link teilen
Alternativ kannst du deinen It's Complicated Profil-Link mit deinen Klient:innen teilen. Wenn sie dein Profil besuchen und dir eine Nachricht schicken, werden sie aufgefordert, ein Konto zu erstellen. Nach der Registrierung können sie Sitzungen buchen, über die Plattform mit dir kommunizieren und ihre eigenen Termine und Rechnungen verwalten.
Welche Option ist die richtige für mich?
- Starte mit externen Klient:innen, wenn du schnell loslegen möchtest, deine Klient:innen nicht besonders technikaffin sind oder du einfach die Tools nutzen willst, ohne dass sich jemand irgendwo anmelden muss.
- Lade sie zur Registrierung ein, wenn sie dir über die Plattform schreiben, ihre eigenen Buchungen verwalten oder über ihr eigenes Dashboard an Videositzungen teilnehmen können sollen.
Viele Therapeut:innen fügen ihre Klient:innen zunächst als externe Klient:innen hinzu und laden sie später zur Registrierung ein, sobald sie sich mit der Plattform wohlfühlen. Es gibt kein Richtig oder Falsch – du kannst jederzeit wechseln.
💡 Tipp: Bestehende Klient:innen, die du auf die Plattform holst, gelten bei der Rechnungsstellung als bestehende Klient:innen. Das heißt, schon ab der ersten Rechnung greift die niedrigere Gebühr für bestehende Klient:innen statt des Satzes für neue Klient:innen. Details findest du unter Informationen zu den It's Complicated Abonnements.