Mit den Rechnungstools von It's Complicated kannst du Rechnungen an Klient:innen senden, Zahlungen nachverfolgen und Auszahlungen direkt auf dein Bankkonto erhalten. Du kannst Klient:innen vor einer Sitzung im Voraus bezahlen lassen, im Nachhinein eine Rechnung stellen oder mehrere Sitzungen in einer einzigen Rechnung zusammenfassen – ganz wie es am besten zu deiner Praxis passt.
Rechnungen werden immer in deinem eigenen Namen oder dem Namen deines eingetragenen Unternehmens versendet. It's Complicated und Stripe stellen dir lediglich die Tools zur Zahlungsabwicklung zur Verfügung – bezahlt wirst du direkt von deinen Klient:innen, nicht von uns.
Dein Rechnungskonto einrichten
Bevor du Rechnungen versenden kannst, musst du ein Stripe-Konto verbinden. Gehe dazu in der linken Navigation auf Rechnungen. Wenn du noch kein Konto eingerichtet hast, wirst du dazu aufgefordert, eines zu erstellen.
Klicke auf Konto erstellen und wähle das Land aus, in dem du Zahlungen empfangen möchtest. Wird dein Land unterstützt, stimmst du der Stripe-Connect-Vereinbarung zu und klickst auf Stripe-Konto erstellen. Anschließend wirst du zum Onboarding-Prozess von Stripe weitergeleitet, wo du deine Identität, Adresse und Bankverbindung angeben musst.
Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, kannst du Rechnungen versenden und Zahlungen empfangen. Stripe kann dich im Nachhinein um zusätzliche Angaben bitten, um dein Konto zu verifizieren. Achte auf Benachrichtigungen in deinem Dashboard und reagiere zeitnah darauf, damit deine Zahlungen nicht unterbrochen werden.
Wenn dein Land nicht unterstützt wird
Die Rechnungsfunktion von Stripe ist aktuell in 46 Ländern verfügbar. Wird dein Land nicht unterstützt, siehst du beim Einrichten deines Kontos eine entsprechende Meldung. Du kannst die Rechnungsfunktion dann zwar nicht nutzen, aber weiterhin alle anderen Funktionen von It's Complicated verwenden und Zahlungen direkt von deinen Klient:innen entgegennehmen. Auf der Seite zur Länderverfügbarkeit von Stripe kannst du nachsehen, ob dein Land unterstützt wird.
Rechnungen anpassen
Gehe zu Rechnungen → Einstellungen, um das Aussehen deiner Rechnungen anzupassen. Dort kannst du deinen Firmennamen und deine Adresse hinterlegen, Umsatzsteuersätze festlegen, benutzerdefinierte Felder hinzufügen (zum Beispiel eine Steuernummer oder Registrierungsnummer) und eine Fußzeile ergänzen – praktisch für gesetzlich vorgeschriebene Hinweise wie Umsatzsteuerbefreiungen.
Klient:innen abrechnen – auf und außerhalb der Plattform
Die Rechnungsstellung von It's Complicated funktioniert für alle deine Klient:innen – nicht nur für die, die dich über die Plattform gefunden haben. Ob du eine Person abrechnest, die du über unser Verzeichnis vermittelt bekommen hast, oder eine langjährige Privatklientin bzw. einen langjährigen Privatklienten, den du mitgebracht hast: Die gleichen Tools gelten in beiden Fällen.
Klient:innen auf It's Complicated
Für Klient:innen, die bereits in deinem Client Center hinterlegt sind, kannst du Termine mit Vorauszahlung direkt über den Kalender verschicken oder manuell eine Rechnung unter Rechnungen → Rechnungen erstellen. Da ihre Daten schon vorliegen, sind Rechnungen automatisch vorausgefüllt.
Klient:innen, die nicht auf It's Complicated registriert sind
Auch Klient:innen, die noch nie auf der Plattform registriert waren, kannst du auf zwei Arten eine Rechnung stellen:
Über einen Termin mit Vorauszahlung: Klicke bei der Terminbuchung im Kalender auf das + neben der Klient:innen-Auswahl, um eine neue Person hinzuzufügen – gib Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer ein. Wähle bei Wie möchtest du bezahlt werden? die Option Vorauszahlung. Die Person erhält daraufhin eine Einladung zur Sitzung inklusive Zahlungslink. Der Termin ist bestätigt, sobald bezahlt wurde.
Über eine manuelle Rechnung: Gehe zu Rechnungen → Rechnungen und klicke auf Neue Rechnung. Klicke im Auswahlfenster auf Klient:in hinzufügen, um jemanden abzurechnen, der nicht auf der Plattform ist – gib die E-Mail-Adresse und die Rechnungsdaten ein. Füge deine Posten hinzu und klicke auf Senden. Die Person erhält daraufhin eine E-Mail mit einem sicheren Link, über den sie per Karte, SEPA-Überweisung, Apple Pay oder Google Pay bezahlen kann.
Klient:innen, die du von außerhalb zu It's Complicated mitbringst, gelten für die Abrechnung als Bestandsklient:innen – der niedrigere Gebührensatz für wiederkehrende Klient:innen gilt also schon ab der ersten Rechnung. Mehr zu den Plattformgebühren erfährst du unter Den Zahlungsfluss verstehen.
Wenn Klient:innen dich direkt bezahlen
Manchmal bezahlen dich Klient:innen außerhalb der Plattform – per Banküberweisung direkt auf dein Konto, bar oder auf anderem Weg. Auch in diesem Fall kannst du eine Rechnung erstellen und sie manuell als bezahlt markieren. Öffne dazu die Rechnung und klicke auf Als bezahlt markieren. Die Rechnung wird dann in deiner Historie als bezahlt geführt – so hast du für die Buchhaltung einen vollständigen Überblick, auch wenn die Zahlung außerhalb von It's Complicated erfolgt ist.
Der Rechnungs-Bereich
Sobald dein Konto eingerichtet ist, findest du im Rechnung-Bereich vier Reiter:
- Übersicht — eine Zusammenfassung offener Rechnungen, in Bearbeitung befindlicher Zahlungen und deines Kontostands, plus ein Feed mit deinem letzten Zahlungsverlauf.
- Rechnungen — deine vollständige Rechnungsliste mit Filtern, Sammelexport und der Möglichkeit, jede einzelne Rechnung im Detail zu öffnen.
- Auszahlungen — eine Übersicht aller Auszahlungen auf dein Bankkonto.
- Einstellungen — hier legst du deine Firmendaten, den Auszahlungsplan, Steuersätze und die Rechnungsanpassung fest.
Rechnungen erstellen und versenden
Es gibt zwei Wege, eine Rechnung zu erstellen:
Über den Kalender — Wähle bei der Terminbuchung unter Wie möchtest du bezahlt werden? die Option Vorauszahlung und gib den Preis der Sitzung ein. Die Klient:in erhält einen Zahlungslink und muss bezahlen, bevor der Termin bestätigt wird.
Über Rechnungen → Rechnungen — Klicke auf Neue Rechnung, wähle die Klient:in aus (oder gib für Personen, die nicht auf der Plattform sind, eine E-Mail-Adresse ein) und füge deine Posten hinzu. Mit Nicht abgerechnete Sitzungen hinzufügen kannst du bereits stattgefundene, aber noch nicht abgerechnete Termine übernehmen – praktisch für die Abrechnung zum Monatsende. Über Benutzerdefinierten Posten hinzufügen fügst du alles hinzu, was über geplante Sitzungen hinausgeht. Wenn du fertig bist, klicke auf Senden.
Vorauszahlung und Rechnungsdaten von Klient:innen
Eine vollständige Rechnungsadresse ist wichtig, um ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen – vor allem für Steuer- und Buchhaltungszwecke. Wie diese Angaben erfasst werden, hängt davon ab, wie du abrechnest:
- Rechnungen mit Vorauszahlung: Liegt uns die Rechnungsadresse einer Klient:in noch nicht vor, erfassen wir sie automatisch im Zahlungsprozess, bevor der Termin bestätigt wird. Du findest diese Angaben anschließend im Klient:innen-Profil.
- Rechnungen im Nachhinein: Du kannst die Angaben der Klient:in direkt beim Erstellen der Rechnung hinzufügen oder bearbeiten – dafür gibt es einen eigenen Bereich im Rechnungseditor. Alternativ kannst du der Person vorab ein Aufnahmeformular schicken, um die Daten vorab zu erfassen. Einmal gespeichert, werden die Rechnungsdaten für alle künftigen Rechnungen dieser Klient:in übernommen.
Eine Zahlungserinnerung senden
Hat eine Klient:in eine offene Rechnung noch nicht bezahlt, gehe zu Rechnungskonto → Rechnungen, suche die Rechnung, klicke auf das ···-Menü und wähle Erinnerung senden. Die Person erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Zahlungslink.
Einkommensnachweise und Steuererklärung
Über It's Complicated versendete Rechnungen kannst du direkt für die Buchhaltung und deine Steuererklärung verwenden. Es gibt drei Möglichkeiten, deine Daten abzurufen:
PDF-Sammeldownload: Gehe zu Rechnung → Rechnungen, wähle die gewünschten Rechnungen aus (du kannst vorher nach Status und Datum filtern) und klicke in der Leiste am unteren Rand auf PDFs herunterladen. Du erhältst eine ZIP-Datei mit den einzelnen Rechnungs-PDFs.
CSV-Export: Klicke oben rechts im Reiter Rechnungen auf Exportieren. Die CSV-Datei enthält detaillierte Posten zu jeder Rechnung – Name der Klient:in, Rechnungsnummer, Bruttobetrag und Plattformgebühren von It's Complicated –, sodass du deine Nettoeinnahmen leicht berechnen kannst.
Auszahlungsabgleich: Gehe zu Rechnungen → Auszahlungen und öffne eine einzelne Auszahlung, um genau zu sehen, welche Rechnungen enthalten waren – inklusive Gebühr und Nettobetrag je Rechnung. Das ist hilfreich, um deine Kontoauszüge mit deiner Rechnungsaktivität abzugleichen. Der Auszahlungsabgleich steht dir nur zur Verfügung, wenn dein Auszahlungsplan auf automatisch eingestellt ist – bei manuellen Auszahlungen lassen sich Rechnungen keiner einzelnen Auszahlung zuordnen.
Der Auszahlungsabgleich setzt voraus, dass dein Auszahlungsplan unter Rechnungen → Einstellungen → Auszahlungsplan auf automatisch gestellt ist. Bei manuellen Auszahlungen ist der Abgleich von Rechnung zu Auszahlung nicht möglich.
Akzeptierte Zahlungsmethoden
Klient:innen können Rechnungen per Kreditkarte, SEPA-Überweisung, Apple Pay oder Google Pay bezahlen.