Es kann vorkommen, dass Klient:innen eine Rechnung nicht rechtzeitig oder gar nicht bezahlen. Dieser Artikel erklärt, was du in so einem Fall tun kannst, wie du das künftig vermeidest und wann du dich an unser Team wenden solltest.
Schritt 1: Prüfe, ob es ein technisches Problem ist
Bevor du deine Klient:innen kontaktierst, lohnt es sich zu prüfen, ob die ausbleibende Zahlung an einem technischen Problem liegt und nicht daran, dass jemand nicht zahlen möchte. Häufige Ursachen sind:
- Verzögerungen bei SEPA-Lastschrift: SEPA-Zahlungen können bis zu 6 Werktage dauern. In dieser Zeit kann die Rechnung noch als „In Bearbeitung" angezeigt werden. Siehe Zahlungsfluss verstehen: Von der Klient:innen-Zahlung bis zur Auszahlung auf dein Bankkonto.
- Rechnung nicht erhalten: Deine Klient:innen haben die Benachrichtigung zur Rechnung möglicherweise nicht gesehen. Du kannst die Rechnung über dein Rechnungs-Dashboard erneut senden.
Schritt 2: Kontaktiere deine Klient:innen
Wenn das Zahlungsproblem nicht technischer Natur ist, solltest du deine Klient:innen direkt kontaktieren. In den meisten Fällen genügt eine freundliche Erinnerung. Du kannst ihnen über die Plattform schreiben oder sie auf dem Weg kontaktieren, über den du sonst mit ihnen kommunizierst.
Bleib im Gespräch professionell und einfühlsam – vielleicht gibt es Umstände, von denen du nichts weißt. Bei Bedarf kannst du direkt mit deinen Klient:innen einen Ratenplan oder eine andere Lösung besprechen.
Schritt 3: Sag uns Bescheid
Wenn du mit deinen Klient:innen gesprochen hast und die Zahlung weiterhin ausbleibt, wende dich bitte an unser Support-Team. Wir können:
- Klient:innen markieren: Wir fügen dem Konto der betreffenden Person einen Hinweis hinzu, um andere Therapeut:innen auf der Plattform vor möglichen Zahlungsausfällen zu schützen.
- Zu den nächsten Schritten beraten: Je nach Situation können wir dir möglicherweise weitere Optionen vorschlagen.
⚠️ Wichtig: Als selbstständige:r Therapeut:in liegt der Zahlungseinzug letztlich zwischen dir und deinen Klient:innen. It's Complicated übernimmt keine Zahlungsstreitigkeiten oder Inkassoverfahren für dich.
So beugst du Zahlungsausfällen vor
Am wirksamsten vermeidest du Zahlungsprobleme, indem du die Zahlung schon vor der Sitzung einziehst. Mit der Vorab-Zahlungsfunktion von It's Complicated können Klient:innen direkt bei der Buchung bezahlen – so musst du keiner Rechnung mehr hinterherlaufen.
So hilft dir die Vorab-Zahlung:
- Die Zahlung erfolgt bei der Buchung: Deine Klient:innen zahlen, wenn sie die Sitzung buchen, nicht erst danach.
- Nichterscheinen ist abgedeckt: Da die Zahlung bereits eingezogen wurde, bist du abgesichert, falls jemand nicht erscheint.
- Weniger Verwaltungsaufwand für dich: Du musst keine Rechnungen manuell versenden oder unbezahlten Sitzungen hinterherlaufen.
Um die Vorab-Zahlung zu nutzen, sende deinen Klient:innen den Termin einfach als Vorab-Buchung – sie werden dann bei der Bestätigung zur Zahlung aufgefordert. Mehr dazu, wie die Rechnungsstellung funktioniert, findest du unter Erste Schritte mit dem It's Complicated Rechnungsstellungssystem.
💡 Tipp: Viele Therapeut:innen auf It's Complicated nutzen die Vorab-Zahlung standardmäßig. Besonders praktisch ist sie bei neuen Klient:innen, mit denen sich noch kein fester Zahlungsrhythmus eingespielt hat.