Mit Aufnahmebögen erfasst du vor der ersten Sitzung alles, was du von neuen Klient:innen brauchst: Einwilligung, persönliche Vorgeschichte, Risikoinformationen, Datenschutzhinweise und mehr. Du kannst eigene Bögen und Dokumente erstellen, sie direkt an deine Klient:innen senden und den Bearbeitungsstand an einem Ort verfolgen.
Formulare und Dokumente
Es gibt zwei Arten von Inhalten, die du beim Onboarding an Klient:innen senden kannst:
- Formulare: ausfüllbare Formulare, die deine Klient:innen bearbeiten – zum Beispiel ein Aufnahmefragebogen oder eine Einwilligungserklärung, die deine Klient:innen unterschreiben.
- Dokumente: schreibgeschützte Dokumente, die deine Klient:innen bestätigen – zum Beispiel eine Datenschutzerklärung oder Stornobedingungen.
Beide lassen sich kombinieren und gemeinsam als Teil eines einzigen Aufnahmeprozesses versenden.
So richtest du deine Formulare und Dokumente ein
Bevor du etwas versenden kannst, musst du deine Formulare und Dokumente erstellen. Gehe dazu zu Einstellungen → Formulare & Dokumente.
Du hast zwei Möglichkeiten:
- Aus der Vorlagen-Bibliothek starten: Durchsuche die von der Community geteilten Vorlagen, filtere nach Tags wie Sprache, Formulartyp oder Region und kopiere eine beliebige Vorlage, um sie für deine Praxis anzupassen.
- Selbst erstellen: Erstelle ein Formular oder Dokument von Grund auf mit dem Formular-Editor. Klicke auf Neu erstellen und wähle, ob du ein Formular oder ein Dokument erstellst.
Formulare in Aufnahmepaketen organisieren
Sobald du deine Formulare und Dokumente erstellt hast, kannst du sie zu Aufnahmepaketen zusammenfassen – vordefinierte Sets aus Formularen und Dokumenten, die du gemeinsam versendest. Pakete sparen Zeit, wenn du bei allen neuen Klient:innen denselben Onboarding-Ablauf nutzt. Deine Pakete verwaltest du im Tab Aufnahmepakete.
Eine Aufnahme an Klient:innen senden
Sobald deine Formulare eingerichtet sind, kannst du sie von drei Stellen aus an beliebige Klient:innen senden:
- Über den Tab Dokumente im Profil einer Klient:in – klicke auf Intake senden.
- Über das Drei-Punkte-Menü (⋮) oben im Profil einer Klient:in – wähle Intake senden.
- Über den Nachrichtenverlauf mit einer Klient:in – klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) und wähle Intake senden.
Egal, welchen Weg du wählst – der Ablauf ist derselbe::
- Wähle im geöffneten Dialogfenster aus, was du senden möchtest. Du kannst ein Aufnahmepaket hinzufügen oder einzelne Formulare und Dokumente auswählen. Aktiviere oder deaktiviere das Formular zur Basisdatenerfassung – damit werden wichtige persönliche Angaben deiner Klient:innen automatisch erfasst.
- Nutze die Schaltfläche Vorschau als Klient:in, um genau zu sehen, was deine Klient:innen vor dem Versand erhalten.
- Klicke auf Weiter, um die E-Mail zu verfassen. Du kannst Betreff und Nachricht anpassen – der Link zum Ausfüllen der Aufnahme wird automatisch eingefügt.
- Klicke auf Aufnahme senden.
Deine Klient:innen erhalten eine E-Mail im It's Complicated Design mit einem Link, über den sie ihre Aufnahme starten. Außerdem sehen sie eine Benachrichtigung in ihrem Dashboard. Der Link in der E-Mail ist privat – ein Hinweis in der E-Mail erinnert daran, ihn nicht weiterzuleiten.
Bearbeitungsstand verfolgen
Nach dem Versand kannst du den Status jedes Formulars und Dokuments im Tab Dokumente im Profil deiner Klient:innen verfolgen. Zu jedem Eintrag werden Typ, Status und das Datum der Fertigstellung angezeigt.
Wenn eine Klient:in ihre Aufnahme abschließt, siehst du oben im Profil ein Bestätigungsbanner. Klicke auf Dokumentation ansehen, um direkt zu den ausgefüllten Formularen zu gelangen.
Ausgefüllte Formulare ansehen und drucken
Klicke im Tab Dokumente auf ein ausgefülltes Formular, um es zu öffnen. Du siehst die vollständige Übermittlung: wann es gesendet wurde, wann es ausgefüllt wurde, wer unterschrieben hat und welche verifizierte E-Mail-Adresse verwendet wurde. Bei Einwilligungserklärungen wird die elektronische Unterschrift der Klient:in zusammen mit Zeitstempel und IP-Adresse für deine Unterlagen gespeichert.
Über die Schaltfläche Drucken kannst du eine Kopie für deine Unterlagen exportieren.
Identitätsprüfung bei der Unterschrift
Wenn eine Klient:in ein Formular unterschreibt, wird ihre Identität geprüft, damit die Unterschrift sicher mit ihr verknüpft ist. Ist deine Klient:in zum Zeitpunkt der Unterschrift nicht in ihrem It's Complicated Konto angemeldet, wird sie gebeten, einen 6-stelligen Bestätigungscode einzugeben, der an ihre E-Mail-Adresse gesendet wird. So wird bestätigt, dass sie Zugriff auf die E-Mail-Adresse hat, an die das Formular gesendet wurde. Dieser Schritt muss abgeschlossen sein, bevor die Unterschrift gespeichert wird.
Klient:innen, die angemeldet sind, werden automatisch über ihre Konto-Sitzung verifiziert und müssen keinen Code eingeben.
Speicherlimits
Wie viele Aufnahmebögen und Datei-Uploads du speichern kannst, hängt von deinem Plan ab:
- Basic: bis zu 100 Aufnahmebögen und Datei-Uploads
- Essential: bis zu 200 Aufnahmebögen und Datei-Uploads
- Premium: unbegrenzt
Sowohl ausgefüllte Aufnahmebögen als auch hochgeladene Dateien zählen zu deinem Limit. Wenn du dein Limit erreichst, wirst du aufgefordert, deinen Plan zu erweitern. Bestehende Dokumente kannst du unabhängig von deinem Plan jederzeit herunterladen.
Sicherheit
Alle Aufnahmebögen und Dokumente werden standardmäßig verschlüsselt und auf DSGVO-konformen Servern in Europa gespeichert. Wenn du Praxis-Tresor nutzt, werden ausgefüllte Aufnahmebögen zusätzlich mit deiner persönlichen Passphrase geschützt. Mehr über Praxis-Tresor erfahren