Mit den Buchungstools von It's Complicated planst du Sitzungen mit deinen Klient:innen, verwaltest deinen Kalender und behältst alles an einem Ort – ganz gleich, ob deine Klient:innen über die Plattform kommen oder du sie selbst mitbringst. Wenn du das Buchungssystem nutzt, wird außerdem die Anzahl deiner bestätigten Sitzungen auf deinem Profil angezeigt – so sehen potenzielle neue Klient:innen deine Erfahrung auf einen Blick.
Bevor du Termine buchen kannst, musst du mindestens einen Service unter Einstellungen → Service-Einstellungen anlegen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du im Artikel [Services einrichten].
Einen Termin erstellen
Es gibt zwei Wege, einen Termin zu erstellen:
Über den Kalender: Klicke auf einen freien Zeitslot im Kalender, um das Panel für neue Termine zu öffnen. Wähle Klient:in, Service, Dauer, online oder vor Ort sowie die gewünschte Zahlungsart aus. Klicke dann auf Termin erstellen, um die Anfrage an deine Klientin bzw. deinen Klienten zu senden.
Über die Nachrichten: Öffne die Konversation mit deiner Klientin bzw. deinem Klienten und klicke oben rechts auf das Kalender-Symbol. Es öffnet sich dasselbe Panel – die Person ist dabei schon vorausgewählt.
Configuring the appointment
Service
Wähle die Art der Sitzung aus, zum Beispiel Einzelsitzung, Paarsitzung oder kostenloses Erstgespräch. Im Dropdown erscheinen die Services, die du unter Einstellungen → Service-Einstellungen angelegt hast.
Online oder vor Ort
Lege fest, ob die Sitzung online oder vor Ort stattfindet. Bei Online-Terminen wird automatisch ein Videocall-Link erstellt – du und deine Klient:in könnt direkt aus euren Kalendern beitreten.
Wiederkehrende Termine
Wenn du regelmäßige Sitzungen planen möchtest, stelle das Feld Wiederholung auf den gewünschten Rhythmus: wöchentlich, alle 2 Wochen, alle 3 Wochen oder alle 4 Wochen. So entsteht eine Terminserie und du musst nicht jede Sitzung einzeln buchen.
Zahlungsart
Wähle aus, wie die Sitzung abgerechnet werden soll:
- Vorauszahlung — deine Klient:in bezahlt eine Rechnung, bevor der Termin bestätigt wird. Erst nach Zahlungseingang erscheint die Sitzung in beiden Kalendern.
- Später in Rechnung stellen — der Termin wird ohne Vorauszahlung bestätigt und du stellst die Rechnung nach der Sitzung.
- EAP — für Sitzungen über ein Employee Assistance Programme mit Mitarbeitenden, die einen gültigen EAP-Code haben.
- Nicht abrechenbar — für Sitzungen, die nicht abgerechnet werden, etwa kostenlose Kennenlerngespräche.
Termine mit Klient:innen außerhalb von It's Complicated
Du kannst auch Termine mit Klient:innen buchen, die nicht auf It's Complicated registriert sind. Klicke dazu beim Erstellen eines Termins auf das + neben der Klient:innen-Auswahl und lege die Person mit Name und Kontaktdaten neu an. Sie erhält anschließend eine E-Mail mit allem, was sie zum Bestätigen der Sitzung braucht. So verwaltest du deine gesamte Terminplanung an einem Ort – egal ob Plattform-Klient:innen oder private Klient:innen.
Was passiert, nachdem du den Termin verschickt hast
Sobald du eine Terminanfrage sendest, erhält deine Klient:in eine Benachrichtigung zur Bestätigung.
- Bei Später in Rechnung stellen und Nicht abrechenbar: Ein Klick genügt und die Sitzung erscheint in beiden Kalendern.
- Bei Vorauszahlung appointments: Der Termin wird erst bestätigt, wenn die Rechnung bezahlt ist. Danach erscheint die Sitzung in beiden Kalendern und die Rechnung findest du unter Rechnungen → Rechnungen.
Bei Online-Sitzungen ist automatisch ein Videocall-Link angehängt. Du und deine Klient:in könnt direkt über den Termin im Kalender oder im Nachrichtenverlauf beitreten.
Terminerinnerungen
It's Complicated erinnert deine Klient:innen vor jedem Termin automatisch per E-Mail – das hilft, No-Shows und kurzfristige Absagen zu reduzieren. Ist ein Vorauszahlungs-Termin 24 Stunden vor der Sitzung noch nicht bestätigt, erhält deine Klient:in zusätzlich eine Erinnerung, die Zahlung abzuschließen.
Umbuchen und Absagen
Ein bestätigter Termin lässt sich derzeit nicht direkt verschieben. Um Datum oder Uhrzeit zu ändern, storniere den bestehenden Termin und erstelle einen neuen mit den aktualisierten Details.
Einen Termin kannst du auf zwei Wegen absagen:
- Öffne die Konversation mit deiner Klientin bzw. deinem Klienten in den Nachrichten, suche den Termin und klicke auf Termin absagen.
- Klicke im Kalender auf den Termin und wähle im Panel Termindetails die Option zum Löschen.
Blocker
Wenn du Zeit in deinem Kalender freihalten möchtest, ohne einen Termin zu erstellen – zum Beispiel für die Mittagspause oder einen privaten Termin – nutze einen Blocker. Klicke auf einen Zeitslot im Kalender, wechsle zum Tab Blocker, füge eine Bezeichnung hinzu, lege die Dauer fest und klicke auf Blocker erstellen. Blockierte Zeiten erscheinen nicht als verfügbar auf deiner Buchungsseite oder in deinem Verzeichnisprofil.